RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
El
proceso de recepción es necesario realizarlo en todos los servicios y
establecimientos farmacéuticos ya que en este se puede verificar la
calidad de los productos entrantes.
OBJETIVOS:
- Conocer los diferentes tipos de recepción que se realizan a los medicamentos y dispositivos médicos.
- Reconocer algunas especificaciones técnicas que se deben tener en cuenta en el momento que se reciben los medicamentos.
- Reconocer las diferentes áreas del servicio farmacéutico y su correcta utilización.
INTRODUCCIÓN
La
recepción es un proceso de gran importancia enfocado en la calidad del
producto entrante, ya que durante esta se verifican las especificaciones
que debe cumplir la calidad del producto y se verifica la calidad del
servicio del proveedor.
Siempre se debe contar con un proveedor que cumpla los tiempos establecidos y las demás características pactadas.
Los
medicamentos que se entregan a los usuarios siempre deben cumplir con
las especificaciones indicadas, si los medicamentos no cumplen con estas
especificaciones probablemente no cumplan con el efecto terapéutico
deseado y ocasionar otras problemas de salud.
DEFINICIÓN:
Además se puede contar con las siguientes áreas para otros procesos y actividades:
Señalización de áreas
Las áreas se deben señalizar para permitir correctamente su identificación esto se realiza con letreros de 20 cm de ancho. De ancho con letras de 10 cm. de altura. Se recomiendan los siguientes colores para la señalización de las áreas, sin embargo el servicio farmacéutico puede definir y documentar los diferentes colores para las áreas.
RECEPCIÓN: Es
el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la
conservación de las especificaciones técnicas con las que fueron
fabricados los medicamentos y dispositivos médicos.
Antes
de iniciar con la explicación de los procesos de recepción y
almacenamiento comenzaremos enunciando las áreas principales con las que
debe contar un establecimiento farmacéutico para estas actividades:
Señalización de áreas
Las áreas se deben señalizar para permitir correctamente su identificación esto se realiza con letreros de 20 cm de ancho. De ancho con letras de 10 cm. de altura. Se recomiendan los siguientes colores para la señalización de las áreas, sin embargo el servicio farmacéutico puede definir y documentar los diferentes colores para las áreas.
RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
Después
de adquirir los medicamentos se debe verificar las especificaciones
negociadas con el proveedor de tal modo que permita confirmar su
cumplimiento. Esta actividad es denominada como “recepción de
medicamentos” aquí se realiza entonces una inspección física donde se
verifica el buen estado de los medicamentos inspeccionando el embalaje,
material de envase y empaque y la información que contiene el
medicamento como lo puede ser el número de lote, fecha de caducidad,
etc.
Verificación de especificaciones administrativas:
Esta
permite evidenciar el cumplimiento del proveedor a las especificaciones
que fueron definidas por el cliente, para esta es importante tener la
factura del proveedor, la orden de compra y el pedido que se va a
inspeccionar. Se observan los siguientes ítems:
o Concentración
o Forma Farmacéutica
o Precio Unitario
o Fecha y Forma de entrega
o Cantidad Pedida
o Cantidad Recibida
o Cantidad Facturada
o Factura en concordancia con el documento de compra, que cumpla con las especificaciones legales y que contenga el número de copias exigidas.
Estas tienen relación directamente con la calidad del producto, para esto se tiene como referencia un estándar de acuerdo a algunos ítems establecidos. Las especificaciones son:
1 Fecha de Vencimiento
2 Número de lote de fabricación
3 Registro Sanitario
4 Código de Barras
5 Estado del Empaque
6 Estado del Envase
7 Estado de las etiquetas
8 Información contenida en las etiquetas del envase/empaque
9 Características físicas y organolépticas del producto
10 Condiciones de almacenamiento (aquellos productos que requieran condiciones específicas, deben identificarse y guardarse inmediatamente de acuerdo a las instrucciones).
11 Nombre del fabricante
La
recepción se realiza básicamente de la siguiente manera por el director
del servicio farmacéutico o por la persona que delegue.
1 Estudio de la documentación:
Se estudia la documentación para la realización del negocio.
2 Recepción y estudio de la documentación de entrega:
Se
recepciona la documentación por parte del proveedor, estudiándose
concienzudamente la información que este envía preparándose para el
siguiente paso.Comparación de los contenidos de las documentaciones:
Se
deben comparar las documentaciones del negocio y la de entrega de tal
manera que coincidan las condiciones acordadas entre el contratante y
contratista, esto se debe hacer para evitar luego problemas con los
proveedores.
3 Inspección de los productos recibidos:
Se
procede a realizar la inspección verificando las características antes
mencionadas en las especificaciones administrativas y técnicas,
verificando que concuerden con lo negociado.
4 Prohibición de recepción o tenencia de muestra médicas
No
se puede realizar recepción ni tener muestras médicas en los servicios
farmacéuticos de Institución Prestadora de Servicios de Salud y
establecimientos farmacéuticos.
La
cantidad de material a analizar puede ser la totalidad o una muestra
representativa, esto lo puede definir el servicio farmacéutico de
acuerdo a la cantidad de personal y el tiempo que disponga para esta
tarea. Tanto la inspección total como la inspección por muestra tienen
sus ventajas y desventajas. Por ejemplo la inspección total se tiene el
conocimiento de todo el material y se puede garantizar que todo el
material aprobado o rechazado fue inspeccionado, mientras que en el
muestreo se puede tener cierta incertidumbre porque no todo el material
fue inspeccionado claro está que se analizó una muestra representativa.
El tiempo que se invierte en la inspección total es muy amplio, mientras
que en la inspección por muestreo los tiempos son más cortos.
Acta de Recepción:
6. Se
debe realizar un acta en la que se consigne toda la información acerca
de la recepción de los medicamentos y dispositivos médicos, en esta debe
figurar la hora de entrega, cantidad, número de lote, registro
sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de trasporte,
manipulación, embalaje, material de empaque y envase, condiciones
administrativas y técnicas establecidas en la negociación y la que
permita identificar en todo momento la muestra tomada. Esta acta debe
ser firmada por la persona que entrega los medicamentos y dispositivos
médicos y por la persona que los recibe. A esta acta se le debe asignar
un consecutivo y debe ser almacenada de tal manera que permita realizar
fácilmente un seguimiento.
Se
debe registrar la información de los medicamentos como lo es el valor
total, valor unitario, entre otros. Esto es recomendado se realice en
computador de tal manera que sea fácil la búsqueda de estos registros.
Solamente se almacenan los medicamentos que fueron aprobados, los que no se disponen en el área de producto no conforme.
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VIDEO INFORMATIVO DE AREA DE DISPENSACION
EN EL MAPA GEOGRAFICO DE COLOMBIOA SE UVICA NUESTRO DEPARTAMENTO LETICIA AMAZONAS.
EN LETICIA AMAZONAS HAY MUCHAS DRGUERIA, Y SE EVIDENCIA LA RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS DENTRO DEL CAMPO LABORAL COMO SERVICIO FARMACEUTICO.
BIBLIOGRAFÍA
1) MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL, Manual de condiciones esenciales y procedimientos del servicio farmacéutico. Colombia xxxxx
2)
DIRECCIÓN SECCIONAL DE SALUD DE ANTIOQUIA, Manual de inducción para la
inspección y vigilancia a los establecimientos de distribución
farmacéutica. Colombia 2003.
3)
Cooperativa de hospitales de Antioquia. Gerencia y administración de
sistemas de suministro de medicamentos esenciales. Tomo 2. Tercera
edición, Taller grafico alto contrate. Medellín 1999. p. 328-369
4) Castro L. Jose. Buenas Prácticas en la Cadena de Abastecimiento [CD-ROM] Medellín 2005
5)
MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL, Por la cual se expiden normas para el
control, seguimiento y vigilancia de la importación, exportación,
procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, dispensación,
compra, venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a
fiscalización, medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y
sobre aquellas que son Monopolio del Estado. Resolución número 1 478 de
10 de mayo de 2006. Colombia 2006.
